Obowiązki biur rachunkowych w świetle nowych przepisów AML

Obowiązki biur rachunkowych w świetle nowych przepisów AML

Uchwalona 30 marca 2021 roku ustawa o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2021 poz. 815; dalej jako: nowelizacja) wprowadza istotne zmiany dla biur rachunkowych. Już od 31 lipca 2021 roku wymogami ustawy z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (Dz.U. z 2018 r. poz. 723 z późn. zm.; dalej jako: ustawa AML) objęci zostaną przedsiębiorcy, których działalność gospodarcza polega na świadczeniu usług w zakresie sporządzania deklaracji, prowadzenia ksiąg podatkowych, udzielania porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, niebędący innymi instytucjami obowiązanymi. Co więcej, nowelizacja wprowadza także wiele nowych obowiązków w zakresie walki z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu, a także modyfikuje już istniejące. Wprowadzonymi zmianami powinny zainteresować się w szczególności biura rachunkowe zajmujące się prowadzeniem ksiąg podatkowych, które dotychczas nie były zaliczane do instytucji obowiązanych. Co dla nich oznacza ta nowelizacja? 

Biuro rachunkowe jako instytucja obowiązana

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu nakłada na przedsiębiorców liczne obowiązki związane z monitorowaniem oraz analizą transakcji przeprowadzanych przez ich klientów. Obowiązek przestrzegania AML spoczywa na wielu podmiotach, zaliczanych do kategorii ,,instytucji obowiązanych’’, określonych w art. 2 ust. 1 omawianej ustawy.


W świetle przepisów ustawy AML, instytucje obowiązane to podmioty, na które ustawa nakłada szereg obowiązków związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Art. 2 ust. 1 ustawy AML zawiera zamknięty katalog instytucji obowiązanych, wśród których można wyróżnić m.in. banki krajowe, oddziały banków zagranicznych, oddziały instytucji kredytowych, spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe, zakłady ubezpieczeń, doradcy podatkowi czy podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Od 31 lipca 2021 roku katalog instytucji obowiązanych zostanie powiększony o kilka nowych podmiotów, w tym m.in. o przedsiębiorców, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego. Oznacza to, że wymogami ustawy zostaną objęte wszystkie biura rachunkowe bez względu na rodzaj oraz liczbę obsługiwanych klientów.

Jakie wymogi muszą spełnić biura rachunkowe, aby nie narażać się na surowe kary wynikające z ustawy AML?

Zgodnie z art. 50 ustawy AML biuro rachunkowe, jako instytucja obwiązana, jest zobowiązane wprowadzić wewnętrzną procedurę w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Wewnętrzna procedura powinna określać zasady postępowania stosowane w danym biurze rachunkowym celem ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. Dokładne wymogi tejże procedury zostały zamieszczone przez ustawodawcę w art. 50 ust. 2 ustawy AML, do których zaliczyć w szczególności można zasady rozpoznawania i oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, zasady wykonywania obowiązków w zakresie przekazywania Generalnemu Inspektorowi informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach, a nawet zasady upowszechniania wśród pracowników instytucji obowiązanej wiedzy z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Nowelizacja rozszerzyła zakres przedmiotowy wewnętrznej procedury o obowiązek uwzględnienia w procedurze zasad odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy oraz dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.

Ponadto, jak wynika z treści art. 27 ustawy AML, biuro rachunkowe zobowiązane jest do identyfikacji i oceny ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu. Najprościej rzecz ujmując, analiza ta polega na określeniu podatności przedsiębiorcy na ryzyko prania pieniędzy przy jego udziale, bądź przy jego pośrednictwie. W przypadku małych biur rachunkowych, procedura ta nie będzie skomplikowana. Co ważne, zgodnie z art. 27 ust. 3 ustawy AML ocena ryzyka powinna być sporządzona w postaci papierowej lub elektronicznej i aktualizowana nie rzadziej niż co dwa lata.

Mając przeanalizowane ryzyko związane z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu oraz sporządzoną wewnętrzną procedurę, w następnej kolejności biuro rachunkowe powinno wyznaczyć osobę odpowiedzialną za prawidłowe wdrożenie obowiązków z zakresu AML i ich realizację. W małych biurach rachunkowych wystarczy wyznaczenie jednej takiej osoby.

Każda instytucja obowiązana będzie także zobowiązana do posiadania i wdrożenia procedury identyfikacji i weryfikacji klientów. Oznacza to, że będą musiały ustalić dane wskazane w art. 36 ust. 1 ustawy AML. W przypadku osób fizycznych będzie to m.in. imię i nazwisko, obywatelstwo, państwo urodzenia, numer PESEL, natomiast w przypadku osób prawnych -  szczegółowe dane dotyczące osoby uprawnionej do jej reprezentacji osoby prawnej, a także dodatkowo firmę osoby prawnej, jej formę organizacyjną, adres siedziby lub miejsca prowadzenia działalności oraz numer NIP. Dokonanie weryfikacji klienta będzie skutkowało określeniem jego profilu ryzyka pod kątem prania pieniędzy.

Każda instytucja obowiązana jest również zobowiązana do identyfikacji beneficjenta rzeczywistego, a także weryfikacji, czy klient jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne (PEP) albo członkiem jego rodziny lub osobą znaną jako jej bliski współpracownik. Ustalenie statusu PEP jest wymagane dla każdego klienta i beneficjenta rzeczywistego. Zidentyfikowanie PEP oznacza konieczność zastosowania względem klienta szczególnych środków bezpieczeństwa finansowego przewidzianych w ustawie AML.

Warto pamiętać, że ustawa AML nakłada na instytucje obowiązane obowiązek przeprowadzania szkoleń, których celem jest podnoszenie poziomu wiedzy oraz świadomości osób wykonujących obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Z tym, że szkolenie te powinny być przeprowadzane regularnie, a nie jednorazowo. Co istotne, art. 52 ust 3 omawianej ustawy precyzuje, że w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, przedsiębiorca będzie musiał korzystać z zewnętrznego programu szkoleń.

Sankcje za niewykonanie obowiązków wynikających z ustawy AML

Niewykonanie przez instytucję obowiązaną powyższych obowiązków może skutkować nałożeniem na nią sankcji zarówno administracyjnych, jak i karnych.

Stosownie do treści art. 150 ust. 1 ustawy AML, do katalogu kar administracyjnych zaliczamy:

  • publikację informacji o instytucji obowiązanej oraz zakresie naruszenia przepisów ustawy przez tę instytucję w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych;
  • nakaz zaprzestania podejmowania przez instytucję obowiązaną określonych czynności;
  • cofnięcie koncesji lub zezwolenia albo wykreślenie z rejestru działalności regulowanej;
  • zakaz pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym przez osobę odpowiedzialną za naruszenie przez instytucję obowiązaną przepisów ustawy, przez okres nie dłuższy niż rok;
  • karę pieniężną.

Co istotne, karę pieniężną można nałożyć do wysokości dwukrotności kwoty korzyści osiągniętej lub straty unikniętej przez instytucję obowiązaną w wyniku naruszenia albo – w przypadku gdy nie jest możliwe ustalenie kwoty tej korzyści lub straty – do wysokości równowartości kwoty 1 000 000 euro.

W zakresie sankcji karnych, warto zwrócić uwagę na art. 156 ust 1 ustawy AML. Zgodnie z nim, za niedopełnienie przez instytucję obowiązaną obowiązku przekazania Generalnemu Inspektorowi zawiadomienia o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, lub obowiązku przekazania Generalnemu Inspektorowi zawiadomienia o powzięciu uzasadnionego podejrzenia, że określona transakcja lub wartości majątkowe będące przedmiotem tej transakcji mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, a także w przypadku przekazania Generalnemu Inspektorowi nieprawdziwych danych dotyczących transakcji, rachunków lub osób, grozi kara pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5. Jeżeli sprawca wyżej określonego czynu działa nieumyślnie, podlega wówczas grzywnie.